Convoquez votre assemblée annuelle des actionnaires
actionnaire assemblée corporatif entrepriseÀ la surprise de certains, même les petites entreprises doivent respecter les exigences légales en matière d’assemblée annuelle des actionnaires.
Oui, je sais, la plupart des entrepreneurs détestent le formalisme et la procédure. Cependant, sachant qu’un tribunal peut prononcer la dissolution de votre société par actions (« compagnie ») lorsque celle-ci n’a pas tenu pendant au moins deux années consécutives ses assemblées annuelles, vous avez intérêt à respecter cette obligation.
La bonne nouvelle est que ce n’est pas si compliqué. D’abord, sachez que l’assemblée annuelle doit être tenue dans les 18 mois suivant l’incorporation de la compagnie et par la suite, dans les 15 mois suivant l’assemblée annuelle précédente.
Quant aux formalités de convocation, voici ce que vous devez savoir* :
COMMENT?
Par la transmission d’un avis de convocation.
DE QUI?
Du conseil d’administration (l’avis est la plupart du temps signé et expédié par le secrétaire).
À QUI?
À tous les actionnaires détenant des actions votantes (un actionnaire peut renoncer à cet avis et, sauf exception, sa présence à l’assemblée équivaut à une telle renonciation).
À tous les administrateurs.
Au vérificateur (optionnel).
QUAND :
L’avis de convocation doit être transmis dans le délai prévu dans le règlement intérieur de la compagnie ou, à défaut, au moins 10 jours avant l’assemblée.
QUOI :
L’avis de convocation indique :
La date, l’heure et le lieu de l’assemblée.
La date limite pour recevoir les procurations.
L’ordre du jour (avec suffisamment de détails pour permettre aux actionnaires de se former un jugement éclairé sur celles-ci, quoiqu’il n’est cependant pas nécessaire de mentionner les questions qui y sont ordinairement traitées, telles l’examen des états financiers et du rapport du vérificateur, le renouvellement du mandat du vérificateur et l’élection des administrateurs).
Le texte de toute résolution spéciale à soumettre à l’assemblée, le cas échéant.
OÙ?
Sauf exception, l’assemblée annuelle doit se tenir au Québec à l’endroit prévu dans le règlement intérieur ou, à défaut, au lieu choisi par le conseil d’administration.
Alors voilà, rien de sorcier. Cela dit, si vous voulez éviter tout ce qui précède, sachez qu’une résolution écrite signée par tous les actionnaires habiles à voter a la même valeur que si cette résolution avait été adoptée lors d’une assemblée!
Vous avez des questions ou des idées pour ma prochaine chronique? Contactez-moi au 514-856-5601 (320) ou à malek@maleklaflamme.ca.
*Veuillez noter qu’il s’agit des exigences applicables aux sociétés québécoises (bien que très similaires, les règles concernant les sociétés fédérales ne sont pas exactement pareilles)
