Résolution et procès-verbal : pourquoi et comment
Article corporatif entreprise résolution
Si vous allez chercher votre livre corporatif (souvent appeler le livre des minutes) sur l’étage du haut dans votre salle de dossiers et que vous soufflez le demi-centimètre de poussière qui se trouve sur la couverture, vous remarquerez ensuite que l’élément le plus volumineux de ce livre est la section dédiée aux résolutions et procès-verbaux. Ceci est tout à fait normal (je ne fais pas référence à la poussière), car ce sont les résolutions et les procès-verbaux qui reflètent les décisions prises par les administrateurs et actionnaires de la société.
Mais qu’en est-il exactement de ces documents? Sont-ils nécessaires? Que doivent-ils contenir et qui doit les signer?
Votre entreprise s’exprime de deux façons
Tout comme une personne physique, une personne morale (ex : votre société par actions) doit être en mesure de s’exprimer et, faute de cordes vocales, elle s’exprime de deux façons : soit par résolution écrite et unanime, soit par vote à la majorité requise lors du conseil d’administration ou d’une assemblée des actionnaires, selon la juridiction de l’organe décisionnel pour une question en particulier.
Pour ce qui est des administrateurs, la règle générale dicte un vote par administrateur. Quant aux actionnaires (sauf exception), c’est plutôt un vote par action votante détenue.
Cela dit, il serait irréaliste de forcer les sociétés à procéder par écrit pour toutes les décisions qu’elles prennent et, heureusement, la loi n’impose pas une telle obligation. L’obligation de mettre une décision par écrit sera déterminée en fonction de la nature de la décision en question. Bien qu’il s’agit évidemment d’une simplification extrême, la règle de base à retenir est la suivante : vous devriez (et dans certains cas vous « devez ») mettre par écrit les décisions importantes de la société, que ce soit par résolutions écrites ou un procès-verbal. Pour vous faciliter la tâche quand vient le temps de déterminer si une décision est importante ou pas, la loi dicte que certaines décisions précises doivent absolument être reflétées par une preuve documentaire, par exemple une modification à l’acte constitutif de la société tel un changement au capital-actions ou au nom de la société. Pour le reste, le droit corporatif a développé, au cours des années, des conventions et coutumes sur l’utilité de procéder par écrit ou non. Mentionnons également que le « gros bon sens » conserve toujours son utilité (achat de papeterie : pas de résolution écrite, achat d’une nouvelle division en Ontario : j’irais avec un écrit).
Ainsi, au-delà des obligations imposées par la loi (ou vos documents internes : statuts, règlements, convention entre actionnaires), vous n’êtes pas obligé de mettre vos décisions par écrits. Cependant, vous comprendrez surement les avantages de conserver une preuve écrite d’une décision importante prise par les administrateurs et actionnaires de la société. Ces écrits reflètent l’historique de la société, ils seront souvent nécessaires lorsque la société transige avec des tiers (afin de prouver l’approbation des organes décisionnels sur une transaction par exemple), ils aideront à prouver les décisions passées, ils clarifieront la structure interne de la société, ils démontreront les dissidences, etc.
Afin de vous aider à bien rédiger vos résolutions et procès-verbaux, voici quelques règles et éléments à retenir :
Vos résolutions :
– Inscrire le nom complet de la société
– Inscrire la date de la décision
– Inscrire l’organe décisionnel qui prend la décision (conseil d’administration ou assemblée des actionnaires)
– Décrire tous les éléments essentiels de la décision, soyez détaillé, objectif, clair et précis dans la description des résolutions adoptées
– Faire signer tous les administrateurs ou, le cas échéant, tous les actionnaires habiles à voter sur la décision
Vos procès-verbaux :
– Inscrire le nom complet de la société
– Inscrire la date et le lieu de l’assemblée
– Inscrire l’organe décisionnel qui prend la décision (conseil d’administration ou assemblée des actionnaires)
– Notez les renonciations à l’avis de convocation, le cas échéant
– Insérez le nom de toutes les personnes présentes à l’assemblée
– Notez et respectez les quorums exigés
– Notez et respectez les manières de voter et le nombre de voix requis pour adopter une décision
– Décrire tous les éléments essentiels de l’assemblée, soyez détaillé, objectif, clair et précis dans la description des résolutions adoptées ou rejetées et les délibérations survenues
– Si possible, obtenir la signature de toutes les personnes présentes, à défaut, faire signer le président et/ou le secrétaire
Naturellement, ces éléments ne sont pas exhaustifs et peuvent varier selon les exigences internes (statuts, règlements, convention entre actionnaires), la juridiction (Québec ou fédérale) et les éléments factuels d’une société en particulier. Il faut également se référer à ces trois derniers facteurs ainsi qu’à la loi pour déterminer l’organe décisionnel qui doit prendre la décision, soit le conseil d’administration ou l’assemblée des actionnaires.
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