Vous voulez procéder à une incorporation afin de vous lancer en affaires? Vous possédez déjà une entreprise individuelle et vous désirez maintenant incorporer celle-ci pour mieux gérer sa croissance? Peut-être que vous voulez simplement créer une société de portefeuille/holding?

Peu importe la raison, lorsqu’un entrepreneur entend incorporer son entreprise, il décide parfois de compléter le processus seul, sans l’assistance d’un conseiller d’expérience. Malheureusement, la plupart du temps, ce scénario favorise un processus d’incorporation irrégulier, incomplet ou truffé d’erreurs facilement évitables.

Notez que ces omissions ou irrégularités ne sont pas toujours irréversibles, certaines peuvent être corrigées, mais les efforts et les coûts associés à la correction de celles-ci peuvent être aussi couteux (sinon plus) que l’incorporation elle-même.

Si un entrepreneur insiste pour procéder seul au processus d’incorporation, voici les erreurs/omissions les plus fréquemment commises et comment les éviter.

1-      Omettre d’insérer les annexes aux statuts.

Bien que cette insertion ne soit pas obligatoire, il est fortement recommandé de déposer une description d’un capital-actions détaillé afin de pourvoir aux besoins futurs (et parfois immédiat) des actionnaires de la société par actions. À défaut d’ajouter un tel capital-actions, le capital-actions de votre entreprise sera composé d’une seule catégorie d’actions, limitant ainsi les possibilités d’émettre des actions privilégiées par exemple. L’ajout ultérieur d’un capital-actions détaillé requiert une modification de l’acte constitutif, ce qui implique l’adoption d’une résolution spéciale (2/3 des voix) des actionnaires, la production de statuts de modification au gouvernement et l’émission d’un certificat de modification. Autrement dit, cela implique des frais additionnels.

Il est également important d’insérer aux annexes appropriées des dispositions concernant des restrictions au transfert d’actions afin d’éviter l’application de la majorité des règles en matière de valeurs mobilières. Les annexes « Restrictions sur le transfert des titres ou des actions » et « Autres dispositions » servent essentiellement à s’assurer que la nouvelle société soit un « émetteur fermé ». Le but de cet article n’est pas de décortiquer tous les points techniques derrière cette notion « d’émetteur fermé », mais sachez que vous avez avantage à régler ces questions dès l’incorporation. En effet, bien que, moyennant des frais additionnels, vous pourrez déposer des statuts de modifications en tout temps (idem pour le capital-actions), une telle lacune au moment de l’incorporation peut parfois occasionner des implications juridiques néfastes et même, dans certains cas, irréversibles (ex : devoir de produire des prospectus à l’autorité des marchés financiers lors de transactions sur les actions et, en cas de défaut, de possibles sanctions pénales et civiles).

2-      Inscrire un nombre fixe d’administrateurs.

Je remarque que les entrepreneurs inscrivent souvent le nombre fixe d’administrateurs désirés au jour de l’incorporation. Ceci fait en sorte qu’il faudra, encore une fois, modifier les statuts de la société (voir le processus ci-dessus) si jamais nous devons modifier le nombre d’administrateurs (une situation très fréquente). Ainsi, dans plusieurs cas, il est plus pratique d’insérer une fourchette, c’est-à-dire un nombre minimal et maximal d’administrateurs, nous donnant ainsi une plus grande flexibilité advenant un changement en cours de route (ex. : minimum 1, maximum 10).

3-      Ignorer l’organisation juridique.

Ce dernier point survient non pas durant le processus d’incorporation, mais immédiatement après. En effet, l’incorporation (et l’immatriculation) n’est qu’une étape, car une fois le certificat de constitution délivré, il faut organiser la société. L’organisation juridique inclut l’approbation du règlement intérieur, l’émission d’actions aux premiers actionnaires, l’élection des administrateurs, la nomination des dirigeants, la détermination de l’année financière, la préparation des registres corporatifs, etc. Dans le cas d’une société fédérale, on doit également adresser le nouveau registre des particuliers ayant un contrôle important. Omettre d’adresser cette étape dès le début ne fait qu’augmenter l’effort et les coûts nécessaires ultérieurement. En fait, en raison des nombreux changements corporatifs et opérationnels qui auront eu lieu au cours des années, plus l’on attend, plus l’analyse, la rédaction et la correction des résolutions organisationnelles seront complexes.

Évidemment, ceci ne représente qu’un bref échantillon des erreurs qui peuvent être commises durant ce processus, mais elles semblent être les plus fréquentes. Il faut donc comprendre que le processus d’incorporation ne se limite pas au simple dépôt d’un formulaire et il est donc préférable de le faire correctement et ainsi lancer son entreprise du bon pied.

Vous avez des questions ou des idées pour ma prochaine chronique? Contactez-moi au 514-856-5601 ou à sam@malekavocat.com

Sommaire

Titre

INCORPORATION D'ENTREPRISE : ERREURS À ÉVITER

Description

Incorporation de votre entreprise: voici les erreurs/omissions les plus fréquemment commises et comment les éviter.

Auteur

Sam Tardif Malek