Administrateur d’entreprise : 3 trucs pour se protéger
Administrateur droit des affaires entreprise PME résolutionLe désir de veiller aux intérêts d’une entreprise qui leur tient à cœur et de contribuer à son succès tout en développant de nouvelles relations d’affaires incite souvent les gens d’affaires à accepter un poste d’administrateur au sein d’une société par actions. Cependant, bien que très enrichissant, siéger comme membre d’un conseil d’administration comporte son lot d’obligations et de responsabilités.
J’ai déjà présenté un résumé des devoirs et obligations imposés aux administrateurs d’une société par actions dans un billet antérieur. Aujourd’hui, je vais plutôt vous présenter trois trucs pour vous protéger, dans la mesure du possible, des risques parfois associés au titre d’administrateur.
1- Agissez avec droiture
J’en conviens, ce premier sous-titre semble vague et quelque peu moralisateur, mais, considérant la nature et l’étendue des devoirs et obligations imposés aux administrateurs, je pense qu’il résume assez bien l’idée que je tente de transmettre.
En effet, le Code civil du Québec et les lois corporatives décrivent les devoirs des administrateurs en utilisant une multitude de termes tels que « prudence », « diligence », « compétence », « honnêteté », « soin », « loyauté », « bonne foi », « intégrité » et, en général, on nous dit que l’administrateur doit, dans l’exercice de ses fonctions, agir au mieux des intérêts de la société par actions. Je vous épargne les innombrables définitions et indications véhiculées par les auteurs et la jurisprudence en la matière. Bref, vous avez compris que le cadre juridique en place exige qu’un administrateur prenne son rôle au sérieux.
En ce sens, la meilleure façon de se protéger est de simplement agir de façon honnête et en utilisant son « gros bon sens », et rappelez-vous que vous êtes là pour défendre les intérêts de la société par actions, et non pas les vôtres.
2- Documentez, documentez, documentez
« Les paroles s’envolent, les écrits restent », ce proverbe français reçoit toute son application dans le domaine du droit des affaires.
L’exercice des fonctions d’un administrateur doit, idéalement, s’accompagner d’une documentation adéquate, surtout lorsqu’un risque sérieux se pointe à l’horizon. Par exemple, en cas de divergence d’opinion sur une question importante débattue lors d’une réunion du conseil d’administration, il serait souhaitable de noter son opinion contraire au procès-verbal de la réunion. En fait, les décisions importantes devraient toutes être documentées par résolutions écrites ou aux procès-verbaux des réunions du conseil d’administration.
Également, si vous démissionnez à titre d’administrateur, assurez-vous que ce changement soit reflété au Registraire des entreprises du Québec et, le cas échéant, au registre fédéral. Ceci afin d’informer les tiers intéressés (ex : des créanciers ou des actionnaires) que vous n’êtes plus administrateur de cette société par actions.
3- Souscrivez à une police d’assurance-responsabilité
Nous faisons tous des erreurs parfois et, tel que mentionné dans mon article précédant sur la responsabilité personnelle des administrateurs, ce dernier devrait donc songer à se procurer une « assurance-responsabilité administrateur » (communément appelée par son acronyme anglais « assurance D&O » pour « directors and officers liability insurance »).
Cette assurance protégera l’administrateur contre les réclamations pouvant résulter des décisions et des actes qu’il a pris à titre d’administrateur à l’intérieure des limites de ses fonctions (ex : dommages-intérêts et frais de défense). Par contre, la protection offerte par ce type d’assurance n’est pas illimitée et va souvent exclure plusieurs situations, dont les cas de diffamation, de violation du devoir fiduciaire, des dommages corporels et matériels, de la responsabilité environnementale, et des fautes intentionnelles.
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