Incorporation : les 3 erreurs les plus fréquentes
Article entreprise Incorporation Loi PME
(mise à jour octobre 2023) Lorsqu’un entrepreneur entend incorporer son entreprise, il décide parfois de compléter le processus seul, sans l’assistance d’un conseiller d’expérience. Malheureusement, la plupart du temps, ce scénario favorise un processus d’incorporation irrégulier, incomplet ou truffé d’erreurs facilement évitables.
Après plusieurs années à pratiquer cette profession, je constate que parmi ces erreurs, il y en a trois qui surviennent constamment. Notez que ces erreurs ou irrégularités ne sont pas irréversibles, elles peuvent être corrigées, mais les efforts et les coûts associés à la correction de celles-ci peuvent être aussi couteux (sinon plus) que l’incorporation elle-même.
Je suis conscient de prêcher pour ma paroisse en conseillant aux entrepreneurs de se faire assister par un professionnel lors du processus d’incorporation, mais si un entrepreneur insiste tout de même pour procéder seul, voici les trois erreurs les plus fréquemment commises et comment les éviter.
1- Omettre d’insérer les annexes aux statuts.
Bien que cette insertion ne soit pas obligatoire, il est fortement recommandé de déposer une description d’un capital-actions détaillé afin de pourvoir aux besoins futurs (et parfois immédiat) des actionnaires de la société par actions. À défaut d’ajouter un tel capital-actions, le capital-actions de votre entreprise sera composé d’une seule catégorie d’actions, limitant ainsi les possibilités d’émettre des actions privilégiées par exemple. L’ajout ultérieur d’un capital-actions détaillé requiert une modification de l’acte constitutif, ce qui implique l’adoption d’une résolution spéciale (2/3 des voix) des actionnaires, la production de statuts de modification au gouvernement et l’émission d’un certificat de modification. Autrement dit, cela implique des frais additionnels. Il est également important d’insérer aux annexes appropriées des dispositions concernant des restrictions au transfert de titres. Ceci afin de pouvoir, sous réserve du
respect de certaines règles, émettre des actions sans devoir préparer un prospectus ou transmettre un avis à l’AMF.
2- Inscrire un nombre fixe d’administrateurs.
Je remarque que les entrepreneurs inscrivent souvent le nombre fixe d’administrateurs désirés au jour de l’incorporation. Ceci fait en sorte qu’il faudra, encore une fois, modifier les statuts de la société (voir le processus ci-dessus) si jamais nous devons modifier le nombre d’administrateurs (une situation très fréquente). Ainsi, dans plusieurs cas, il est plus pratique d’insérer une fourchette, c’est-à-dire un nombre minimal et maximal d’administrateurs, nous donnant ainsi une plus grande flexibilité advenant un changement en cours de route (ex. : minimum 1, maximum 10).
3- Ignorer l’organisation juridique.
Ce dernier point survient non pas durant le processus d’incorporation, mais immédiatement après. En effet, l’incorporation (et l’immatriculation) n’est qu’une étape, car une fois le certificat de constitution délivré, il faut organiser la société. L’organisation juridique inclut l’approbation du règlement intérieur, l’émission d’actions aux premiers actionnaires, l’élection des administrateurs, la nomination des dirigeants, la détermination de l’année financière, la préparation des registres corporatifs, etc. Omettre d’adresser cette étape dès le début ne fait qu’augmenter l’effort et les coûts nécessaires ultérieurement. En fait, en raison des nombreux changements corporatifs et opérationnels qui auront eu lieu au cours des années, plus l’on attend, plus l’analyse, la rédaction et la correction des résolutions organisationnelles seront complexes.
Depuis le 31 mars 2023, je note une nouvelle erreur commise par les entrepreneurs, soit celle de confondre la notion d’actionnaire avec celle de bénéficiaire ultime. Les lecteurs de mon blogue se rappelleront qu’à cette date (31 mars 2023), le gouvernement du Québec a mis en place de nouvelles mesures et a bonifié l’information disponible au Registraire des entreprises du Québec.
Dans ce contexte, vous devez maintenant maîtriser cette nouvelle notion de « bénéficiaire ultime ». Au Québec, un bénéficiaire ultime est notamment la personne qui (directement ou indirectment) a 25 % ou plus des droits de vote, 25% ou plus de la juste valeur marchande ou une personne qui a une influence qui pourrait se traduire par un contrôle de fait. Bref, un actionnaire peut être aussi un bénéficiaire ultime, mais ce n’est pas nécessairement toujours le cas (pour en savoir plus, voir mon article à ce sujet en cliquant ici).
Évidemment, ceci ne représente qu’un bref échantillon des erreurs qui peuvent être commises durant ce processus, mais elles semblent être les plus fréquentes. Il faut donc comprendre que le processus d’incorporation ne se limite pas au simple dépôt d’un formulaire et il est donc préférable de le faire correctement et ainsi lancer son entreprise du bon pied.
Vous avez des questions ou des idées pour ma prochaine chronique? Contactez-moi au 514-856-5601 ou à sam@malekavocat.com.
