Votre entreprise a-t-elle complété son organisation juridique?
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Dans un article antérieur publié sur mon blogue intitulé Incorporation : les 3 erreurs les plus fréquentes, j’ai fait allusion au processus d’organisation juridique d’une compagnie (aujourd’hui nommé « société par actions »). Suite à la publication de cet article, on m’a demandé d’élaborer davantage sur ce que constitue cette organisation.
En effet, l’étape de l’organisation juridique est souvent négligée ou même ignorée par les entrepreneurs. Je pense qu’il est donc utile de rappeler certains principes concernant ce processus car il est important pour tout entrepreneur de bien comprendre la raison d’être de ces documents ainsi que le processus d’organisation. Ce texte se veut donc un survol des différents éléments du processus d’organisation d’une société par actions, incluant le stade d’incorporation, afin de donner une meilleure vue d’ensemble, soit :
- Les statuts de constitution (l’incorporation)
- Les résolutions d’organisation
- Les règlements
- Les livres et les registres
- Le capital-actions
- Les certificats d’actions
LES STATUTS DE CONSTITUTION
Les documents constitutifs d’une société par actions varient légèrement selon le type de juridictions choisies, soit une société par actions provinciale ou une société par actions fédérale.
⇒Contenu
Pour ce qui est des sociétés par actions provinciales, les « statuts de constitution » sont un formulaire distribué par le Registraire des entreprises du Québec (souvent nommé « REQ »).
Ces statuts, qui peuvent maintenant être produits auprès du REQ de façon électronique via le site web du REQ, contiennent les informations qui suivent :
- le nom de la société par actions : ce nom doit être disponible et conforme à la loi, voir mon article intitulé Le nom de ma nouvelle entreprise est-il « légal »? pour en savoir plus à cet effet. Le champ peut également être laissé vide afin d’obtenir un numéro matricule (numéro Québec Inc.);
- la description du capital-actions de la société par actions, les restrictions sur le transfert des actions et les autres dispositions, à défaut de produire une description du capital-actions, votre entreprise se verra attribuer une seule catégorie d’actions;
Dans plusieurs cas, il s’agira d’un modèle standard fourni par un bureau d’avocats ou une firme spécialisée en la matière. Dans le cadre de cet article, je n’aborde pas la question du statut d’« émetteur fermé ». Sachez néanmoins que vous devez prévoir des clauses restrictives sur le transfert des actions et des titres dans les statuts constitutifs. Veuillez consulter un avocat ou un notaire pour avoir plus d’informations. Le capital-actions est défini plus bas dans ce texte.
- le nombre des administrateurs de la société;
Il est préférable d’inscrire un nombre variable, par exemple minimum 1 et maximum 10, afin de donner le plus de flexibilité possible à la société par actions.
- Les limites aux activités de la société, le cas échéant.
Pour les sociétés fédérales, le processus est sensiblement le même, quoique la loi fait référence aux termes « statuts constitutifs » au lieu des « statuts de constitution ». Ce formulaire est distribué par Corporations Canada.
Ils peuvent également être déposés en-ligne à Corporations Canada et devront contenir les éléments qui suivent :
- le nom de la société par actions;
- la province où se situe son siège social;
- la description du capital-actions de la société;
- le nombre d’administrateurs de la société;
- Les restrictions sur les activités, le cas échéant.
Plusieurs des caractéristiques nommées en relation avec le contenu des statuts pour les sociétés par actions provinciales sont applicables aux sociétés fédérales, notamment en ce qui à trait à la description du capital-actions, aux restrictions sur le transfert des actions de la société par actions et aux autres dispositions.
⇒Documents à joindre
Pour constituer une société par actions provinciale, on doit également joindre les documents suivants aux statuts de constitution :
- la liste des administrateurs
- l’avis d’adresse du siège social de la société;
- la déclaration relative au nom de la société, le cas échéant.
On peut éviter d’envoyer les deux premiers documents si on transmet une déclaration initiale rapidement.
Pour constituer une société fédérale, on doit également joindre les documents suivants aux statuts constitutifs :
- la liste des administrateurs et l’adresse du siège social de la société;
- le rapport de recherche de nom afin de confirmer la disponibilité du nom choisi.
Ce rapport peut être obtenu par vous-même en ligne ou auprès d’une firme spécialisée en la matière.
LES RÉSOLUTIONS D’ORGANISATION
- Une fois l’incorporation complétée, les administrateurs et actionnaires de la société par actions devront l’organiser. À cet effet, ils devront définir, spécifier et valider différentes informations pertinentes à l’identité et la gestion de la société par actions. Cela se fait par résolution.
- Une société par actions exprime sa volonté par résolutions adoptées par la majorité ou à l’unanimité des administrateurs ou des actionnaires.
- Règle générale, les résolutions d’organisation des sociétés par actions provinciales et fédérales sont pratiquement identiques.
Des modèles de ces résolutions sont généralement disponibles à l’intérieur du livre des minutes (ou livre corporatif). On peut se procurer un livre corporatif auprès de certains magasins spécialisés dans les fournitures de bureau ou auprès de firmes spécialisées.
⇒Les administrateurs
- Les administrateurs adoptent des résolutions afin de :
- confirmer l’adresse du siège social de la société par actions;
- fixer le nombre d’administrateurs de la société par actions;
- adopter les règlements de la société par actions;
- approuver et organiser le livre des procès-verbaux de la société par actions;
- approuver la forme des certificats d’actions de la société par actions;
- émettre les actions aux actionnaires de la société par actions;
- fixer la date de fin de l’exercice financier de la société par actions;
- nommer les dirigeants de la société par actions.
⇒Les actionnaires
- Les actionnaires doivent également participer à cette organisation. Ceux-ci devront :
- confirmer l’adoption des règlements de la société par actions;
- élire les administrateurs de la société par actions;
- décider de nommer ou non des vérificateurs de la société par actions :
Les actionnaires d’une société par actions dont les actions ne sont pas inscrites en bourse peuvent choisir de ne pas nommer de vérificateurs pour plutôt nommer des experts-comptables.
LES RÈGLEMENTS
Les affaires de la société par actions sont gérées par voie de résolutions et la régie interne est gouvernée par les règlements de la société par actions.
- Les administrateurs peuvent faire des règlements en relation avec différents objets tels que :
- les actions de la société par actions;
- la déclaration de dividendes;
- le nombre d’administrateurs;
- les dirigeants;
- les procédures quant aux assemblées annuelles de la société par actions, du conseil d’administration ainsi que sur la conduite des affaires de la société par actions en général.
Les règlements servent donc de cadre opérationnel, de régie interne et d’ensemble de règles auxquels les actionnaires et membres de la société par actions sont soumis.
LES LIVRES ET LES REGISTRES
La loi oblige les sociétés par actions à tenir un livre et des registres consignant les informations pertinentes à la structure opérationnelle de la société par actions.
Les livres et registres viennent organiser les divers documents et informer les membres.
⇒Liste et contenu
- Registre des statuts : ce sont les statuts de la société par actions. Ce sont les statuts de constitution ainsi que, le cas échéant, divers autres statuts tels que les statuts de modification, de fusion, etc.
- Registre des règlements : ce sont les règlements de la société par actions. Ce sont les règlements ainsi que, le cas échéant, la convention unanime des actionnaires.
- Registre des administrateurs : il s’agit d’une liste énumérant le nom et l’adresse de tous les administrateurs de la société par actions ainsi que la date du début et, le cas échéant, de la fin de leur mandat à titre d’administrateur.
- Registre des valeurs mobilières : il s’agit d’une liste énumérant le nom et l’adresse de tous les actionnaires de la société par actions, le nombre d’actions qu’ils détiennent ainsi que d’autres informations relatives à leur détention.
- Registre des procès-verbaux des administrateurs : comme nous l’avons vu, une société par actions est une entité. Elle peut s’exprimer de deux façons;
- par un vote lors d’une assemblée du conseil d’administration; ou
- par résolutions signées qui en tiennent lieu.
C’est ainsi que les procès-verbaux de ses assemblées et les résolutions signées qui en tiennent lieu se retrouveront dans ce registre. Pour en savoir plus à ce sujet, consulter l’article Résolution et procès-verbal: pourquoi et comment.
- Registre des procès-verbaux des actionnaires : similaire aux assemblées et résolutions des administrateurs, on retrouvera au registre des procès-verbaux des actionnaires, les procès-verbaux des assemblées et les résolutions signées des actionnaires.
⇒Lieu et consultation
- La loi prescrit que les livres et registres de la société par actions doivent être tenus au siège social de la société par actions ou tout autre lieu désigé par le conseil d’administration.
- Quant à l’accès aux documents pour consultation, les administrateurs de la société par actions ont un accès illimité à l’information. Étant donné leur rôle à titre d’administrateurs, il est logique qu’ils puissent avoir accès à toute l’information disponible afin de leur permettre de prendre des décisions éclairées pour le bien de la société par actions.
- En ce qui concerne les actionnaires, leur accès est limité aux registres des statuts, des règlements, des administrateurs, des valeurs mobilières ainsi que des procès-verbaux et des résolutions des actionnaires. Il est donc à noter que les actionnaires ne peuvent consulter le registre des procès-verbaux et résolutions des administrateurs.
LE CAPITAL-ACTIONS
⇒Définition
- Le capital-actions d’une société par actions est l’ensemble des mises de fonds apportées à une société par actions. Cet ensemble est divisible par unité et chaque unité représente une action de la société par actions.
- Autrement dit, lorsqu’un investisseur verse une somme d’argent à la société par actions, celle-ci lui émet une ou des actions.
- L’ensemble de toutes les actions représente le capital-actions de la société par actions. Une fois émises, on dira de ces actions qu’elles représentent le capital-actions « émis » de la société par actions.
- Règle générale, les actionnaires n’ont aucun droit de remboursement de leur mise de fonds. Il s’agit donc d’un risque que l’actionnaire choisit de prendre au moment de son investissement.
⇒Émission et répartition des actions
- À moins d’avoir hérité des actions ou de les acheter d’un autre actionnaire, on acquiert des actions d’une société par actions en les achetant directement de la société par actions.
- Pour acquérir des actions par achat, il faut d’abord offrir à la société par actions de prendre des actions; cette offre s’appelle « souscription ». Cette offre, deviendra un contrat au moment où la société par actions l’acceptera. Dès lors, la société par actions est obligée d’émettre au moment déterminé les actions. Par la suite, les actions seront émises et réparties; c’est à ce moment que le souscripteur deviendra actionnaire de la société par actions.
- On émet des actions en prenant des actions du capital-actions de la société par actions pour les remettre à quelqu’un.
- On répartit des actions en les assignant à certaines personnes. L’émission et la répartition des actions s’effectuent généralement par résolutions du conseil d’administration de la société par actions.
- Le souscripteur devra payer à la société par actions le « prix » de ces actions.
- Suite à cette transaction, le registre des valeurs mobilières de la société par actions devra être mis à jour afin de bien refléter le nouvel actionnariat de celle-ci.
LES CERTIFICATS D’ACTIONS
⇒Utilité
- Une fois que le contrat d’acquisition d’actions est complété, le souscripteur devient actionnaire de la société par actions et, à ce titre, il a le droit (sauf exception) de recevoir sans frais un certificat d’actions représentant les actions qu’il détient.
- Bref, le certificat d’actions est ni plus, ni moins qu’une preuve que l’actionnaire détient certaines actions dans le capital-actions de la société par actions.
Il ne faut pas confondre « certificat » et « action ». L’action existe dès qu’elle est émise à l’actionnaire, peu importe qu’on lui remette un certificat d’actions ou non. Le certificat n’est que la preuve de possession de cette action.
CONCLUSION
Évidemment, cette énumération des différentes étapes organisationnelles d’une société par actions n’est qu’un sommaire de ce processus et tout entrepreneur est encouragé à se renseigner davantage ou à consulter un avocat pour plus de renseignements et pour trouver la meilleure solution juridique pour sa stratégie d’affaire.
Vous avez des questions ou des idées pour ma prochaine chronique? Contactez-moi au 514-856-5601 (320) ou à malek@maleklaflamme.ca.
